ARCHI-Register Irattári Nyilvántartó Rendszer

Az ARCHI-REGISTER Irattári Nyilvántartó Program az irattárban tárolt iratok elektronikus nyilvántartására szolgál, szabadon definiálható és könnyen kezelhető adatfelviteli, keresési és nyomtatási felületekkel, szigorú jogosultsági rendszerrel.

A rendszer elektronikus nyilvántartása lehetővé teszi többek között a következőket:

- Iratok átadás-átvételéhez nélkülözhetetlen irattári jegyzék könnyű és gyors elkészítését,
- Bármely anyag pillanatok alatti előkereshetőségét,
- Áttekinthető, rendezett iratállomány meglétét,
- Az iratok egyszerű évenkénti selejtezését,
- Az iratok ügykör, tárgykör és évkör szerinti nyilvántartását,
- Irattári anyagok kiadásának (kitárolás-betárolás) nyomon követését,
- Érvényes Irattári terv szerinti működést,
- Fizikai hely-nyilvántartást (irattári helység/irattár/polc/oszlop/doboz/dosszié),
- Webes betekintést, keresést, kikérést,
- Formanyomtatványok előállítását (ügyiratpótló lap, átvételi és selejt jegyzék, stb.).

A program könnyű kezelhetőségét bizonyítja az egyszerű testre szabhatóság is. A felhasználó maga alakíthatja az indexadatok formátumát, méretét, helyét és jellemző paramétereit is, így teljes egészében olyan programot kap a megrendelő, amilyet elképzelt magának.

A program már tartalmaz egy előre definiált kezelőfelületet, melyen rögzíthetjük az irattárba bekerülő iratok sorszámát, a tárolás helyét (helység, polcszám, dobozszám), azonosítószámát (pl.: ügyfélszám, iktatószám, kárakta szám), irattári tételszámát, tárgyát, valamint a keletkezés, az őrzés és a selejtezés idejét.

A felvitt adatokra különböző keresési feltételek állnak rendelkezésre, melyek akár felhasználónként is eltérhetnek egymástól. A szabadon definiálható lekérdezések segítségével könnyen összeállítható az adott időpontban selejtezendő iratok listája, selejtezési jegyzőkönyv, az egy adott időpontban az irattárnak átadott anyagok jegyzéke, irattári anyagok meghatározott feltétel szerinti listája, stb.

Az egy felhasználós Irattári Nyilvántartó Program könnyen tovább bővíthető egy több irattárat összekötő hatékony elektronikus iratnyilvántartó rendszerré. Az ARCHI-REGISTER Irattári Nyilvántartó Program könnyen illeszthető más programokhoz, és már meglévő dokumentumkezelő vagy vállalatirányítási rendszerekhez.

Egy irattári nyilvántartó rendszerben rendívül fontos az adatbiztonságról gondoskodni, ezért a rendszer mind vertikális mind horizontálisan többszintű jogosultság kezelésére képes, folyamatosan naplózva a felhasználók munkáját. A rendszerben az adatok tárolásáról az MS SQL adatbázis szerver gondoskodik. A program teljes mértékben kihasználja mind az SQL szerver, mind pedig az operációs rendszer jogosultsági rendszerét.

A nyomtatási képek ugyancsak szabadon alakíthatók, attól függően, hogy mire akarjuk használni az iratoknak a kinyomtatott listáját (pl.: irattári jegyzék, adatszolgáltatás, iratok kiadása, stb.).